Atbilstības automatizācija un audita sagatavošana
Audita sagatavošana, kas iepriekš aizņēma nedēļas, tagad aizņem dienas. Centralizēta dokumentu krātuve ar automatizētu politiku uzraudzību un MI anketu automatizāciju — veidota ISO 9001, ISO 27001 un TISAX sertificētiem uzņēmumiem. 160+ ietaupītas stundas katrā audita ciklā.
Problēma
ISO 9001, ISO 27001 un TISAX sertifikāciju uzturēšana nozīmēja reaktīvu ciklu: katrs audits iedarbināja nedēļām ilgu dokumentu savilkšanu kopā, novecojušu politiku atjaunināšanu un manuālu atbildēšanu uz drošības anketām. Process patērēja 160+ stundas augstākā līmeņa darbinieku laika katrā ciklā un atstāja komandu pastāvīgā “panākšanas” stāvoklī.
Ko mēs izveidojām
Centralizēta dokumentu krātuve — visas politikas, procedūras un pierādījumi konsolidēti vienā organizētā sistēmā. 50-100 atbilstības dokumenti vienuviet, pienācīgi uzturēti. Viens patiesības avots.
Automatizēta politiku uzraudzība — izseko KPI sliekšņus un signalizē, kad politikas jāatjaunina, nevis paļaujas, ka kāds to atcerēsies. Sistēma uztur kārtību un atzīmē novecojušo.
Drošības anketu automatizācija — ienākošās anketas tiek nolasītas un saskaņotas ar dokumentu bibliotēku, sagatavojot strukturētu pirmo atbildes melnrakstu. Kas iepriekš aizņēma dienas, tagad prasa dažas stundas pārskatīšanai un pabeigšanai.
Rezultāts
Audita sagatavošana pārvērtās no reaktīvas ugunsdzēšanas par pastāvīgu, zemu piepūles procesu. 160+ stundas katrā ciklā ievērojami samazinājās. Anketu atbildes laiks saīsinājās no dienām līdz stundām. Atbilstība kļuva par kaut ko, kam organizācija seko līdzi, nevis kam cenšas izsekot.
Tehnoloģijas
Claude · Dokumentu pārvaldība · Automatizēta uzraudzība · Anketu apstrāde